. Use etiquetas no Gmail para uma melhor gestão de e-mail - Tudo Sobre Tecnologia

Gmail utiliza etiquetas em vez de pastas para organizar seus e-mails e dar-lhe maior flexibilidade. Saiba como usá-los para tomar suas habilidades organizacionais para o próximo nível. 
Gmail do Google tem liderado o caminho há anos como um dos mais populares serviços de e-mail gratuito na web, tanto para os tecnólogos e colocar os usuários da mesma forma. A abordagem do Gmail para gerenciamento de e-mail tem sido sempre um pouco original (que também pode significar "difícil de se acostumar," especialmente se os seus padrões de uso de e-mail são baseadas em anos de experiência Microsoft Outlook). Sendo os defensores da pesquisa - afinal, que tem sido o seu pão e manteiga por anos - Google minimiza o uso de pastas para organizar as mensagens, e fornece uma grande barra de pesquisa útil no topo da interface do Gmail. Na verdade, as pastas não estão disponíveis no Gmail em tudo, diferente dos padrões, como "CAIXA", "E-mails enviados", "Trash", etc Embora esta seja uma nova maneira de olhar para gerenciamento de mensagens, eu acho que eu geralmente precisam de mais do que uma caixa de correio de busca para localizar as mensagens de e-mail que eu preciso - tanto itens individuais ou tópicos de discussão. Se você sabe exatamente o que você está procurando, então você está em boa forma. Mas e se o assunto é vaga, você não tem certeza de como as palavras-chave estão escritas, ou você gostaria de ver várias mensagens relacionadas a um projeto (por exemplo, "Atualização do roteador"), que não podem conter as mesmas palavras-chave? Este é o lugar onde rótulos vêm dentro Etiquetas são tags que você pode aplicar para e-mail, a fim de categorizar mensagens do jeito que você quer que eles sejam agrupados. Por exemplo, no caso de um projeto de instalação de equipamentos, você pode criar um selo chamado "Atualização do roteador" e, em seguida, atribuir isso aos e-mails que você deseja. Mais tarde, você pode encontrar todos os itens relacionados com um único clique - literalmente! Vários rótulos podem ser anexados a e-mails (por exemplo, uma etiqueta identificando o nome do projeto e uma etiqueta identificando o patrocinador do projeto) para ajudar a otimizar suas habilidades organizacionais. Você também pode criar rótulos aninhados, que é uma etiqueta (ou mesmo várias etiquetas) agrupados sob um rótulo. Quando as etiquetas devem ser aplicados antes de você ir à procura desses itens, uma vez que você faz isso é um hábito que você vai descobrir que é uma brisa para encontrar o que você precisa em sua caixa de correio Gmail.

Criar uma etiqueta Gmail
Para criar uma etiqueta, olhar para o lado inferior esquerdo da tela do Gmail para a opção "Mais":

Figure_A.JPG
 
Clique em "More" (se já não estiver expandido):

Figure_B.JPG
 
Clique em "Criar nova etiqueta" e uma caixa de diálogo aparecerá útil:

Figure_C.JPG
 
Digite seu nome de rótulo e clique em "Criar". No exemplo abaixo, eu vou criar um selo chamado "Google Notificações".
  
Figure_D.JPG
 
Você vai voltar para a tela de e-mail principal, onde você pode ver o seu novo rótulo no lado esquerdo:

Figure_E.JPG
 
Você acabou de criar um rótulo de nível superior. Para aplicar o rótulo para enviar mensagens, basta arrastar e soltar a mensagem desejada (s) para o rótulo, ou fazer o inverso, arrastando e soltando o rótulo para a mensagem (você também pode marcar as mensagens e usar o ícone "Rótulo" na barra de ferramentas horizontal, se você está se sentindo fora de moda).
A notificação de que você adicionou os itens com a etiqueta apropriada será exibida:
  
Figure_F.JPG
 
Você pode clicar no rótulo no lado esquerdo da janela do correio para ver todos os itens que combinem com ele. Se eu clicar Google Notificações, as mensagens associadas são mostrados na sua própria janela:

Figure_G.JPG
 
Para criar uma etiqueta aninhada, clique no rótulo de nível superior no lado esquerdo da janela do e-mail e escolha a seta para baixo. Por exemplo, "Notificações" do Google:
  
Figure_H.JPG
 
Clique "Adicionar subselo" na parte inferior da janela. A seguinte caixa aparecerá:
  
Figure_I.JPG
 
Você pode digitar o novo nome de rótulo (por exemplo, "2014"). Note como "rótulo Nest em:" já está concluída e mostra a etiqueta de nível superior por baixo você vai criar esta sub-label:

Figure_J.JPG
 
Clique em Criar. Você vai voltar para a janela de e-mail principal.
  
Figure_K.JPG
 
Você não vai ver a etiqueta aninhada imediatamente, mas você vai ver uma seta para a esquerda da sua etiqueta de nível superior, como mostrado. Clique nesta seta eo rótulo aninhada aparecerá embaixo e permaneçam visíveis.

Figure_L.JPG
 
Como discutido anteriormente, você pode mensagens drag-and-drop para o rótulo aninhada ou vice-versa, a fim de usá-lo. Note-se que como você adicionar rótulos a uma mensagem que vai continuar a aparecer nas linhas de assunto, e que os rótulos aninhados são mostrados no formato [de nível superior label] / [label aninhada] (por exemplo, não Googleifications/2014 como mostrado no lado direito da janela):

Figure_M.JPG
 
Se você deseja criar níveis mais baixos de rótulos aninhados, você pode fazê-lo seguindo os mesmos passos, por exemplo um selo chamado janeiro sob a subselo chamado 2014. Não há limite para os níveis de rótulos que você pode empregar.
Para alterar uma etiqueta de nível superior para um rótulo aninhada, clique na seta para baixo à direita do nome de etiqueta, escolha Editar, em seguida, verificar off "rótulo Nest em:" e selecione o rótulo sob o qual você gostaria de passar este .
Para gerenciar seus rótulos e etiquetas aninhados, clique em "Gerenciar marcadores" no lado esquerdo da janela do Gmail:
Figure_N.JPG
 
Rótulos aninhados são ligeiramente recuada sob seus rótulos pais. Você tem a oportunidade de mostrar / ocultar rótulos, mostrá-los apenas se aplica a mensagens não lidas, editá-los ou escondê-los inteiramente. Não se preocupe, se você excluir um rótulo que você não vai apagar as mensagens de e-mail correspondentes.

Conclusão

Para novos usuários não familiarizados com a interface do Gmail, ele exige uma atitude de mente aberta e disposição para aceitar a mudança. Usuários avançados e-mail que são novos para o Gmail e têm contado com dezenas ou mesmo centenas de pastas no passado pode encontrar o conceito de rótulos aninhados um pouco assustador - especialmente quando se considera ter que pentear através de vários gigabytes de mensagens para rotular cada um individualmente. No entanto, um salto de fé como esta geralmente compensa e uma abordagem diferente para a organização de e-mail você pode economizar horas se não dias de sua vida.
Por exemplo, você pode atalho o processo por apenas aplicação de etiquetas aos itens que você realmente precisa para fazer referência, utilizando-se um ou dois níveis de rótulos aninhados, escondendo os rótulos que você não usa de forma consistente, e movendo itens desatualizados para o arquivo Gmail onde você pode sempre procurá-los mais tarde, se desejar. Com um pouco de prática e um hábito de diligência na gestão de seus rótulos, em breve você vai saber como você nunca chegou sem rótulos aninhados eo poder que elas proporcionam.
Autor:

Sobre 

Scott Matteson é um administrador de sistemas sênior e escritor técnico freelance que também realiza trabalho de consultoria para pequenas organizações. Ele reside na área da Grande Boston com sua esposa e três filhos.

0 comentários Goocle+ 0 Facebook

Postar um comentário

 
Tudo Sobre Tecnologia © 2013-2020. Todos os direitos reservados. Tudo Sobre Tecnologia. Desenvolvido por TST
Topo