. Veja como ajudar as pessoas a se mover passado o medo de usar o Google Docs compartilhados. - Tudo Sobre Tecnologia

Muitas vezes, temos medo de compartilhar

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 Até 50 pessoas podem editar simultaneamente um documento compartilhado Google, planilha, apresentação ou desenho. Aqueles greve palavras terror no coração de cada autor controlador: "49 outras pessoas poderiam mudar o meu trabalho - enquanto eu estou trabalhando nisso Não, obrigado!".
Mas as mudanças não são necessariamente ruins, que muitas vezes melhorar um trabalho. [Nota do Editor: É verdade!] Colaboradores pode corrigir os custos em planilhas, atualizar logos em slides, ou erros de apagar em ilustrações. Colaboração eficaz pode melhorar os resultados. (Ou, como Eric S. Raymond expressou , "Dados olhos suficientes, todos os erros são triviais.")

Muitas vezes, o medo resulta em fracasso

Veja como identificar - e superar - medos comuns que inibem a colaboração de documentos eficaz. (Estes exercícios trabalham para grupos de até 50 pessoas, mas grupos de menos de 20 são mais simples para um instrutor de gerir.)

1. O medo do desconhecido

Colaboração efetiva começa com "Show and Tell", ou mais precisamente, "contar e mostrar."Diga às pessoas: "você pode colaborar em documentos", em seguida, mostrar a edição simultânea em ação. Sugiro um "contar e mostrar" reunião: pedir às pessoas para trazer o seu smartphone, tablet ou laptop a uma reunião em que eles vão ter acesso à Internet.
Antes da reunião, crie uma nova planilha do Google. A partir de linha 2, preencher cada linha com "Participante 1", "Participante 2", etc (Lembre-se, você pode ter um máximo de 49 outras pessoas de edição da planilha.)
Em seguida, compartilhar a planilha. Use o "público na web" ou "qualquer pessoa com o link" configuração para garantir que qualquer pessoa pode editar.
Criar uma URL curta para tornar mais fácil para os participantes a acessar a planilha. Você pode fazer isso copiando-e-colando o link para a planilha em http://goo.gl ou outro serviço de encurtamento de URL, como http://bit.ly . (Teste a sua ligação, colando-o em uma nova janela "modo incógnito" no Chrome para ter certeza que vai funcionar para outros usuários.)
Durante a reunião, pedir às pessoas para contar off: 1, 2, 3, 4, etc pedir às pessoas para lembrar este número de participantes. Em seguida, exibir e ler a URL curta. Peça às pessoas para digitar o link em seus navegadores. (Pessoas com contas do Google existentes podem precisa fazer o login). Caminhe ao redor da sala para ajudar as pessoas a acessar o documento.
Uma vez que estão no documento, pedir às pessoas para escrever seu nome na célula com o número de participantes. Você também pode pedir às pessoas para responder a uma pergunta ou duas outras colunas. Por exemplo, perguntas que às vezes usamos incluem os como "Uma coisa que eu quero aprender hoje é ...", ou "Uma coisa que as pessoas podem achar interessante sobre mim é ...".
(Sinta-se livre para copiar ou usar o meu exemplo de planilha Google compartilhado em http://goo.gl/9bf69l ).
O ponto é fazer com que todos os participantes a edição e adição de informações ao mesmo tempo. Nada retira o medo de edição em tempo real, como fazê-lo!
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Expor as pessoas a edição simultânea de um documento compartilhado publicamente.

2. O medo do fracasso

Em seguida, cada participante emparelhar com um vizinho. Peça a um participante para criar um documento e, em seguida, caminhar com eles através do processo de compartilhar o documento com o outro participante. Já a outra pessoa juntar o documento e editar. Em seguida, reverter o processo.
Na verdade, este exercício é simples, mas as pessoas precisam experimentar o sucesso ao criar e compartilhar um documento. Este prevê que a experiência prática - com que você apresenta para ajudar. Mais uma vez, remove sucesso medo.

3. O medo da perda

Novas pessoas para o Google Docs freqüentemente se preocupam com a perda de tanto trabalho e controle: não há nenhum botão salvar. Isso pode ser especialmente preocupante, uma vez que os colaboradores podem alterar ou excluir o trabalho.
Abordar esse medo de frente: exibir um documento, selecione todo o texto, em seguida, apagar tudo. Digite algo como "Seu trabalho está desaparecido." Em seguida, escolha Arquivo | Veja o histórico de revisão. Isto exibirá versão anterior do documento. Restaure seu texto excluído de lá. Peça aos participantes para fazer as alterações, e depois experimentar exibir versões anteriores de documentos.
As pessoas precisam ver que o Google Docs salva automaticamente o seu trabalho. Esse conhecimento reduz o medo do trabalho perdido.

4. Medo do caos

Edição Multi-pessoa pode causar o caos. Qualquer um pode editar qualquer lugar, o que significa que eu poderia começar a escrever bem no meio de uma frase que você está digitando. Isso pode ser frustrante.
Reduzir o caos colaboração com a coordenação: atribuir pedaços de trabalho para pessoas diferentes. Por exemplo, observe que nós atribuído a cada participante uma linha da planilha específica para editar antes. Eu sugiro que você atribuir pessoas para trabalhar em páginas de planilhas específicas, slides ou seções de documentos. Para documentos, eu sugiro que você coloque o nome da pessoa ao lado da seção que você quer que eles escrevem. Não há nada que impeça alguém de editar a seção de outra pessoa (para corrigir um erro de digitação, por exemplo), mas a divisão do trabalho em seções atribuídas minimiza as chances de conflito nas edições.
Os comentários também reduzir edição confusão. Mostrar às pessoas como selecionar texto, e em seguida, como, clique no Inserir | Menu Comentário. Isso não muda o texto, mas não chamam a atenção de outra pessoa para possíveis mudanças. Comentários reduzir o caos através da identificação de possíveis mudanças, sem alterar o conteúdo original.
Se vários usuários estiverem editando um documento ao mesmo tempo, bate-papo também pode ajudar. Mostrar às pessoas como abrir a janela de chat à direita do texto. As pessoas devem usar o chat para comunicar que a seção que está editando, o que ajuda a reduzir o conflito nas edições.

5. Medo da exposição

O quinto medo de novos colaboradores têm é medo da exposição. Trabalho - ou a falta dela - é visível para os outros. Progress - ou a falta dela - é público.
Pense de uma proposta de projeto. Nos velhos tempos, eu poderia pedir-lhe para fornecer uma descrição do projeto. Se eu não receber a descrição, eu poderia pedir-lhe para me dizer o seu progresso. Você pode dizer: "Eu estou trabalhando nisso."
Agora, com um documento compartilhado, eu vejo o seu progresso - ou a falta dela. Você trabalha é visível. Sua falta de trabalho é visível.
Este medo de fazer uma obra visível é o maior obstáculo para a adoção de ferramentas de colaboração on-line. Pessoas produtivas têm pouco a temer: a sua produtividade se torna ainda mais visível. Pessoas menos produtivas deve ser causa: a falta de trabalho torna-se exposta.
Os quatro primeiros medos podem ser tratadas com o treinamento ou exposição a ferramentas. O medo da exposição não podem ser tratadas com formação: ele só pode ser tratada com uma mudança de cultura. (Ou, eventualmente, a mudança de pessoal.)
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Heart of Fear
 Nevasca
 

O papel da TI: reduzir o medo

Bem sucedida co-criação do documento exige que cada participante para ser proficiente com a ferramenta utilizada. É o trabalho é para garantir que nossos usuários não temem o desconhecido, não temer o fracasso, não a perda do medo, e não temem o caos. Nosso trabalho é garantir que as únicas pessoas que ficam com medo de ação são aqueles que simplesmente não são produtivas. Até então, nós temos a abundância de ensino e treinamento para fazer.

Sobre Andy Wolber

Andy Wolber ajuda as pessoas a entender e aproveitar a tecnologia para o impacto social.Ele reside em Ann Arbor, MI com sua esposa, Liz, e sua filha, Katie.

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